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Vous serez rattaché/e au directeur que vous assistez afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation des déplacements, communication, préparation des réunions, accueil...). Vos activités seront principalement de : • Traiter directement des dossiers spécifiques du domaine professionnel de la direction voire concernant plusieurs domaines, • Suivre les budgets et ressources confiés par le Directeur, • Effectuer les commandes utiles au bon fonctionnement des équipes, • Accueillir et former en tant que tuteur les nouveaux arrivants dans l'équipe, • Organiser et préparer des réunions, des événements clés pour l'entreprise impliquant des interlocuteurs internes et externe au-delà du périmètre de sa direction, • Concevoir et administrer les sites internes (sharepoint…), • Relire et mettre en valeur les documents confiés par le directeur, proposer des contenus et des présentations en fonction des messages à diffuser, • Traduire des documents, • Tenir à jour le planning du directeur, • Coordonner la gestion de la logistique (accueil nouveaux arrivants, déménagements, incidents de fonctionnement, réservation de salles/restaurant…) et des moyens matériels de la direction, • Assurer l'accueil physique des visiteurs, le filtrage téléphonique et l'orientation des interlocuteurs • Assurer la gestion du courrier et son analyse ainsi que la circulation des documents aux interlocuteurs concernés, • Assister les collaborateurs dans l'établissement des ordres de missions en particulier pour les déplacements complexes ;
• Valider par délégation les ordres de missions et notes de frais en interaction avec le Directeur, • Proposer des améliorations (emploi du temps, pratiques…).
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